İyi bir satın alma dosyası önce soruları standartlaştırır
Catering firmaları farklı hizmet kapsamları sunabilir. Aynı menü adı altında personel, ekipman, servis, temizlik, sarf ve raporlama sorumlulukları değişebilir. Sağlıklı karşılaştırma için bütün adaylara aynı sorular yöneltilmelidir.
1. Önerilen hizmet modeli neden uygun?
Firma, taşıma yemek veya yerinde üretim önerisini yalnızca kişi sayısıyla değil; saha altyapısı, vardiya, rota ve servis süresiyle açıklayabilmelidir.
2. Teklife hangi işler dahil?
Üretim, nakliye, indirme, servis personeli, ekipman, sarf, bulaşık, temizlik, atık ve bakım kalemleri ayrı ayrı yazılmalıdır.
3. Gıda güvenliği nasıl yönetiliyor?
ISO 22000, kuruluşların gıda güvenliği tehlikelerini tanımlaması ve kontrol etmesi için sistem gereklilikleri tanımlar. Aday firmadan yalnızca belge adı değil; kapsam, geçerlilik ve günlük uygulamanın nasıl izlendiği sorulmalıdır.
4. Tedarikçi ve ürün kabul süreci nasıl?
Ürün kabul kriterleri, uygunsuz ürün yönetimi, etiket ve raf ömrü kontrolü ile tedarikçi performansı açıklanmalıdır.
5. İzlenebilirlik hangi kayıtlarla sağlanıyor?
Hammadde, üretim partisi, sevkiyat ve teslimat kayıtlarının nasıl ilişkilendirildiği sorulmalıdır.
6. Alerjen ve özel beslenme talepleri nasıl yönetiliyor?
Talep alma, içerik kontrolü, çapraz temas değerlendirmesi, etiketleme ve servis iletişimi ayrı süreçlerdir. “Yaparız” cevabı yerine uygulanabilirlik sınırı istenmelidir.
7. Menü planı hangi verilerle hazırlanıyor?
Çalışan profili, mevsimsellik, öğün yapısı, tüketim verisi, bütçe ve geri bildirimlerin menüye nasıl girdiği öğrenilmelidir.
8. Kişi sayısı değişikliği nasıl yönetiliyor?
Günlük bildirim kesim saati, vardiya değişikliği, misafir, devamsızlık ve fazla üretim riski açıklaştırılmalıdır.
9. Operasyon aksarsa yedek plan nedir?
Araç, ekipman, personel, tedarik veya enerji kaynaklı kesintiler için iletişim ve süreklilik planı sorulmalıdır.
10. Hizmet başlangıcı nasıl yapılacak?
Geçiş takvimi, sorumlular, saha hazırlığı, ilk servis senaryosu ve çalışan iletişimi yazılı olmalıdır.
11. Performans nasıl izlenecek?
Şikâyet sayısı tek başına yeterli değildir. Zamanında servis, menü uygunluğu, tüketim, tekrar eden uygunsuzluk ve kapanma süresi gibi göstergeler tanımlanabilir.
12. Yayınlanan iddialar doğrulanabiliyor mu?
Müşteri logoları, günlük kapasite, kuruluş yılı ve sertifika iddiaları için kaynak ve yayın izni istenmelidir. Güven, çok sayıda logo göstermekten değil doğrulanabilir kanıttan doğar.
Teklif karşılaştırma önerisi
Her aday için “dahil”, “hariç”, “kurum sağlar”, “opsiyonel” ve “belirsiz” sütunları olan tek tablo kullanın. Belirsiz kalan kalemler sözleşme öncesi kapatılmalıdır.
Bu rehber genel karar desteği sunar. Ay Yemek’e özgü belge, kapasite, sıcaklık limiti veya uygulama ayrıntısı olarak yorumlanmamalıdır. Kesin kapsam saha keşfi, onaylı prosedür ve sözleşmeyle belirlenir.
